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技術方案

日期:2017年5月5日 15:49

掃描流程是客戶整個業務流程中的一個子流程,由SmartScan負責管理。客戶業務係統需要掃描時切換到SmartScan程序(或直接調用SmartScan控件)進入掃描流程。業務係統調用SmartScan之前可指定本次掃描的條碼清單,導入到SmartScan。SmartScan負責掃描、分類歸檔和人工審核。審核無誤後,SmartScan將本次掃描數據導出給業務係統,程序切換回業務係統。業務係統讀取掃描數據,本次掃描流程結束。業務係統通過配置文件或調用不同的方法(控件)指定SmartScan導出掃描數據的文件格式、是否壓縮、本地存放路徑或上傳到哪個服務器。


如何自動分割多份掃描資料是掃描流程的核心環節,是決定掃描工作效率高低的關鍵因素。常用的有4種分類方法:按資料編號分類、按資料類別分類、按掃描批次分類或無分類。



1、按資料編號分類

 


 

每份紙質資料包含多頁(單麵雙麵均可),並有一個唯一編號。如果業務流程和業務軟件采用一維條碼管理資料編號,則掃描流程的效率最高(SmartScan推薦流程)。



1.1、基於條碼的掃描流程:如果使用一維條碼管理資料編號,在紙質文件首頁打印(或貼上)條碼,掃描時可一次掃描多份資料。SmartScan自動識別條碼,並根據條碼自動將掃描出的圖象文件分類歸檔。具體的掃描流程如下:


◆掃前整理:將多份首頁帶條碼編號的紙質資料按順序整理好,一次放入掃描儀自動送紙器。送紙器一次能放入的頁數和放置方式取決於具體的掃描儀型號,一般送紙器最大容量在50頁左右,資料正麵朝向送紙器。


◆掃描:進入SmartScan,單擊<掃描>按鈕,掃描儀將自動掃描。第一次使用SmartScan應通過配置文件或<設置掃描儀>按鈕來設置掃描參數,比如:灰度/彩色、分辨率、單麵/雙麵等,SmartScan會保存這些參數設置。


◆分類歸檔:SmartScan能識別資料首頁的條碼圖象,每識別一個條碼將創建一個新條目(對應一份資料),條目名稱為條碼的編號。首頁及後續頁的掃描圖象自動歸入該條目,直到掃描下一份資料首頁時又識別出了新的條碼,再次創建新條目。未自動歸檔的掃描圖象被放入未分類條目。


◆人工審核:審核每份資料的掃描圖象是否完整、順序是否正確、圖象是否清晰。在分類條目區單擊條目名稱選中條目,被選中條目的掃描圖象以縮略圖形式顯示在縮略圖區。依次選擇縮略圖,被選中的縮略圖在放大圖區被放大顯示,查看放大圖審核其內容、順序是否正確。單擊<顯示原圖>按鈕,放大圖將按1:1的比例顯示,可審核圖象是否清晰(通過放大圖區卷滾條滾動圖象)。一般每次掃描的清晰度是一樣的,隻要抽檢某些縮略圖即可。單擊<顯示整頁>按鈕轉換為自動縮放顯示。審核時如果需要調整圖象,選中縮略圖,按住鼠標左鍵拖拽可調整順序或放入其它條目,單擊鼠標右鍵可選擇功能菜單,比如刪除、重掃、旋轉等。


◆保存提交:審核無誤後,單擊<保存>按鈕保存或提交掃描數據,每個條目(對應一份資料)保存成一個PDF文件,文件名是資料編號(即條碼編號)。此時應切換到(如控件方式則會自動返回到)業務係統,業務係統負責讀取掃描數據並入庫,本次掃描結束。掃描數據的文件格式、保存路徑或上傳服務器地址是由業務係統預先配置好的,SmartScan自動執行,無需操作員手工填寫。


SmartScan可通過配置文件對上述掃描流程做一些變換,比如:通過數據庫導入本次掃描的掃描清單及相關基本信息,便於人工對照審核。



1.2、無條碼的掃描流程:如果客戶資料有編號,但沒有使用條碼管理,則需要將多份資料分開掃描,一次掃描一份。多份資料掃完之後統一審核,統一保存提交。掃描前需在分類條目區手工創建條目(對應一份資料),輸入條目名稱(即資料編號)。可預先配置編號格式,比如:UDS-IT-,則所有編號均為:UDS-IT-*****格式,然後選中條目進行掃描,一次掃描一份資料。具體的掃描流程如下:


◆掃前整理:將多份紙質資料按順序整理好,一次將一份資料放入掃描儀自動送紙器。送紙器一次能放入的頁數和放置方式取決於具體的掃描儀型號,一般送紙器最大容量在50頁左右,資料正麵朝向送紙器。


◆創建條目:進入SmartScan,在分類條目區單擊鼠標右鍵,選擇功能菜單<新建>創建新條目(對應一份資料),輸入條目名稱(將要掃描的資料編號,如配置了條目格式,則需按格式輸入)。


◆掃描:單擊<掃描>按鈕,掃描儀將自動掃描。掃描圖象被放入剛剛新建的條目。第一次使用SmartScan應通過配置文件或<設置掃描儀>按鈕來設置掃描參數,比如:灰度/彩色、分辨率、單麵/雙麵等,SmartScan會保存這些參數設置。


◆重複創建條目-掃描:將下一份資料放入掃描儀送紙器,再次創建新條目,單擊掃描。重複上述2個步驟,直到所有資料都被掃描完。也可以先創建好所有的條目再掃描。掃描時將一份資料放入掃描儀送紙器,再選中對應的條目,單擊掃描。


◆人工審核:審核每份資料的掃描圖象是否完整、順序是否正確、圖象是否清晰。在分類條目區單擊條目名稱選中條目,被選中條目的掃描圖象以縮略圖形式顯示在縮略圖區。依次選擇縮略圖,被選中的縮略圖在放大圖區被放大顯示,查看放大圖審核其內容、順序是否正確。單擊<顯示原圖>按鈕,放大圖將按1:1的比例顯示,可審核圖象是否清晰(通過放大圖區卷滾條滾動圖象)。一般每次掃描的清晰度是一樣的,隻要抽檢某些縮略圖即可。單擊<顯示整頁>按鈕轉換為自動縮放顯示。審核時如果需要調整圖象,選中縮略圖,按住鼠標左鍵拖拽可調整順序或放入其它條目,單擊鼠標右鍵可選擇功能菜單,比如刪除、重掃、旋轉等。


◆保存提交:審核無誤後,單擊<保存>按鈕保存或提交掃描數據,每個條目(對應一份資料)保存成一個PDF文件,文件名是資料編號。此時應切換到(如控件方式則會自動返回到)業務係統,業務係統負責讀取掃描數據並入庫,本次掃描結束。掃描數據的文件格式、保存路徑或上傳服務器地址是由業務係統預先配置好的,SmartScan自動執行,無需操作員手工填寫。



2、按資料類別分類



 

一份紙質資料包含多個不同類別的文件,每個文件包含多頁(單麵雙麵均可)。類別是預先定義好的,為每個類別指定一個條碼,並打印出帶條碼圖像的隔板頁。隔板頁上有條碼圖像、條碼編號、條碼文字說明。一次掃描一份資料,其中含多個不同類別的文件,掃描前在每個文件之前插入對應的隔板頁。SmartScan自動識別隔板頁上的條碼,並根據條碼自動將掃描出的圖象文件分類歸檔到相應的類別。具體的掃描流程如下:


◆掃前整理:將一份紙質資料中不同類別的文件按順序整理好,在每個文件之前插入對應類別的隔板頁,一次放入掃描儀自動送紙器。送紙器一次能放入的頁數和放置方式取決於具體的掃描儀型號,一般送紙器最大容量在50頁左右,資料正麵朝向送紙器。


◆掃描:進入SmartScan,單擊<掃描>按鈕,掃描儀將自動掃描。第一次使用SmartScan應通過配置文件或<設置掃描儀>按鈕來設置掃描參數,比如:灰度/彩色、分辨率、單麵/雙麵等,SmartScan會保存這些參數設置。


◆分類歸檔:SmartScan能識別隔板頁上的條碼圖象,每識別一個條碼將創建一個新條目(對應一個文件),條目名稱為文件對應的類別名稱。首頁及後續頁的掃描圖象自動歸入該條目,直到掃描下一個文件隔板頁時又識別出了新的條碼,再次創建新條目。未自動歸檔的掃描圖象被放入未分類條目。


◆人工審核:審核每個文件的掃描圖象是否完整、順序是否正確、圖象是否清晰。在分類條目區單擊條目名稱選中條目,被選中條目的掃描圖象以縮略圖形式顯示在縮略圖區。依次選擇縮略圖,被選中的縮略圖在放大圖區被放大顯示,查看放大圖審核其內容、順序是否正確。單擊<顯示原圖>按鈕,放大圖將按1:1的比例顯示,可審核圖象是否清晰(通過放大圖區卷滾條滾動圖象)。一般每次掃描的清晰度是一樣的,隻要抽檢某些縮略圖即可。單擊<顯示整頁>按鈕轉換為自動縮放顯示。審核時如果需要調整圖象,選中縮略圖,按住鼠標左鍵拖拽可調整順序或放入其它條目,單擊鼠標右鍵可選擇功能菜單,比如刪除、重掃、旋轉等。


◆保存提交:審核無誤後,單擊<保存>按鈕保存或提交掃描數據,每個條目(對應一個文件)保存成一個PDF文件,文件名是資料編號(即條碼編號)。每個條目的首頁圖像是隔板頁圖像,保存時被自動剔除。此時應切換到(如控件方式則會自動返回到)業務係統,業務係統負責讀取掃描數據並入庫,本次掃描結束。掃描數據的文件格式、保存路徑或上傳服務器地址是由業務係統預先指定的,SmartScan自動執行,無需操作員手工填寫。


SmartScan可通過配置文件對上述掃描流程做一些變換,比如:掃前整理人工放置隔板頁比較麻煩,可設計一個通用隔板,稱為未知隔板頁。為未知隔板頁指定一個固定條碼,打印多個帶條碼圖像、條碼編號和未知隔板頁字樣的未知隔板頁,在資料的每個文件之前都插入一個未知隔板頁。SmartScan掃描時每識別出一個隔板頁即創建一個新條目,掃描圖象會被正確分割歸檔,但類別名稱待定。在人工審核環節來修改條目名稱,手工指定類別,這種掃描流程被稱為掃後整理。



3、按掃描批次分類



客戶業務流程和業務係統按批次管理掃描資料。批次可以按順序編號命名,或按時間先後命名。一次掃描一個批次,多個批次掃完之後統一審核,統一保存提交。掃描前需在分類條目區手工創建條目(對應一個批次),輸入條目名稱(即批次名稱)。可預先配置批次命名格式,比如:UDS-&time,則所有編號均為:“UDS-掃描時間”格式,然後選中條目進行批次掃描。具體的掃描流程如下:


◆掃前整理:將一個批次的紙質資料按順序整理好,放入掃描儀自動送紙器。送紙器一次能放入的頁數和放置方式取決於具體的掃描儀型號,一般送紙器最大容量在50頁左右,資料正麵朝向送紙器。


◆創建條目:進入SmartScan,在分類條目區單擊鼠標右鍵,選擇功能菜單<新建>創建新條目(對應一個批次),輸入批次名稱(將要掃描資料的批次名稱,如配置了批次命名格式,則係統自動生成或按指定格式輸入)。


◆掃描:單擊<掃描>按鈕,掃描儀將自動掃描。掃描圖象被放入剛剛新建的條目。第一次使用SmartScan應通過配置文件或<設置掃描儀>按鈕來設置掃描參數,比如:灰度/彩色、分辨率、單麵/雙麵等,SmartScan會保存這些參數設置。


◆重複創建條目-掃描:將下一批次的資料放入掃描儀送紙器,再次創建新條目,單擊掃描。重複上述2個步驟,直到所有批次都被掃描完。也可以先創建好所有的批次再掃描。掃描時將一個批次的資料放入掃描儀送紙器,再選中對應的條目,單擊掃描。


◆人工審核:審核每個批次的掃描圖象是否完整、順序是否正確、圖象是否清晰。在分類條目區單擊條目名稱選中條目,被選中條目的掃描圖象以縮略圖形式顯示在縮略圖區。依次選擇縮略圖,被選中的縮略圖在放大圖區被放大顯示,查看放大圖審核其內容、順序是否正確。單擊<顯示原圖>按鈕,放大圖將按1:1的比例顯示,可審核圖象是否清晰(通過放大圖區卷滾條滾動圖象)。一般每次掃描的清晰度是一樣的,隻要抽檢某些縮略圖即可。單擊<顯示整頁>按鈕轉換為自動縮放顯示。審核時如果需要調整圖象,選中縮略圖,按住鼠標左鍵拖拽可調整順序或放入其它條目,單擊鼠標右鍵可選擇功能菜單,比如刪除、重掃、旋轉等。


◆保存提交:審核無誤後,單擊<保存>按鈕保存或提交掃描數據,每個條目(對應一個批次)保存成一個PDF文件,文件名是批次名稱。此時應切換到(如控件方式則會自動返回到)業務係統,業務係統負責讀取掃描數據並入庫,本次掃描結束。掃描數據的文件格式、保存路徑或上傳服務器地址是由業務係統預先指定的,SmartScan自動執行,無需操作員手工填寫。



4、無分類



客戶業務流程和業務係統隻要求SmartScan一次隻掃描一份資料,掃完之後立即導出掃描數據,這是SmartScan中最簡單的掃描流程。具體的掃描流程如下:


◆掃前整理:將一份紙質資料按順序整理好,放入掃描儀自動送紙器。送紙器一次能放入的頁數和放置方式取決於具體的掃描儀型號,一般送紙器最大容量在50頁左右,資料正麵朝向送紙器。一次放不下,可分多次追加掃描。


◆掃描:單擊<掃描>按鈕,掃描儀將自動掃描。掃描圖象被放入係統條目(未分類)。第一次使用SmartScan應通過配置文件或<設置掃描儀>按鈕來設置掃描參數,比如:灰度/彩色、分辨率、單麵/雙麵等,SmartScan會保存這些參數設置。


◆人工審核:審核掃描圖象是否完整、順序是否正確、圖象是否清晰。掃描圖象以縮略圖形式顯示在縮略圖區。依次選擇縮略圖,被選中的縮略圖在放大圖區被放大顯示,查看放大圖審核其內容、順序是否正確。單擊<顯示原圖>按鈕,放大圖將按1:1的比例顯示,可審核圖象是否清晰(通過放大圖區卷滾條滾動圖象)。一般每次掃描的清晰度是一樣的,隻要抽檢某些縮略圖即可。單擊<顯示整頁>按鈕轉換為自動縮放顯示。審核時如果需要調整圖象,選中縮略圖,按住鼠標左鍵拖拽可調整順序,單擊鼠標右鍵可選擇功能菜單,比如刪除、重掃、旋轉等。


◆保存提交:審核無誤後,單擊<保存>按鈕保存或提交掃描數據。此時應切換到(如控件方式則會自動返回到)業務係統,業務係統負責讀取掃描數據並入庫,本次掃描結束。掃描數據的文件名、文件格式、保存路徑或上傳服務器地址是由業務係統預先指定的,SmartScan自動執行,無需操作員手工填寫。 

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